Case Study: Von Excel zu Echtzeit – so automatisierst du deine Buchhaltung in 10 Tagen
Excel reicht nicht mehr – und das merkt man irgendwann
Die Ausgangslage: Ein mittelständisches Unternehmen aus der Beratungsbranche mit rund 20 Mitarbeitenden wickelte seine Buchhaltung bis vor Kurzem noch manuell ab:
- Angebote in Word
- Rechnungen mit Excel-Vorlage
- Zahlungseingänge per Online-Banking abgeglichen
- Belegsammlung in E-Mail-Postfächern und Papierordnern
- DATEV-Export einmal im Monat per ZIP-Datei an den Steuerberater
Ergebnis: Chaos im Monatsabschluss, fehlender Überblick über offene Posten und viel Nacharbeit bei Korrekturen. Der administrative Aufwand lag bei 12–15 Stunden pro Woche.
Ziel: Weniger manuelle Schritte, mehr Transparenz – in Echtzeit
Die Herausforderung war klar:
- Prozesse entlasten, ohne ein neues ERP-System einzuführen
- nahtlose Integration mit bestehenden Tools (v. a. Salesforce und DATEV)
- schneller ROI, einfache Handhabung – kein IT-Großprojekt
Die Lösung: Automatisierte Buchhaltung mit sevDesk, DATEV & Salesforce
In einem 10-tägigen Sprint wurden die vier folgenden Workflows eingerichtet:
- Rechnungserstellung automatisieren
→ Angebote in Salesforce werden automatisch in Rechnungen in sevDesk überführt. - Zahlungseingänge automatisch tracken
→ Verknüpfung mit dem Geschäftskonto für Echtzeit-Statusupdates bei Zahlungen. - DATEV-Schnittstelle & Belegmanagement
Belege werden automatisch gesammelt & monatlich an den Steuerberater exportiert. - Live-Dashboard
→ Täglicher Überblick über offene Posten, Zahlungseingänge & Finanzstatus.
Tag 1 – Kick-off & Analyse
- Gemeinsamer Projektstart
- Überblick über Prozesse und Workflows
- Zieldefinition und Erwartungsklärung
Tag 2 – System- & Schnittstellen-Mapping
- Tool-Abgleich (Salesforce, sevDesk, DATEV)
- Definition aller Schnittstellen und Trigger
- Datenfluss dokumentieren
Tag 3 – sevDesk einrichten
- Account erstellen und konfigurieren
- Rechnungsvorlagen anlegen, Steuerlogik einrichten
- Bankkonto anbinden
Tag 4 – Salesforce-Anbindung konfigurieren
- Trigger bei Opportunity-Gewinn einrichten
- Automatisierter Übergang zur Rechnungsauslösung
- Erste Tests durchführen
Tag 5 – Testlauf Angebotsprozess
- Angebotsprozess komplett durchspielen
- Rechnung wird automatisch erstellt und versendet
- Review und Korrektur bei Bedarf
Tag 6 – Zahlungstracking & Mahnwesen
- Live-Anbindung ans Geschäftskonto aktivieren
- Automatische Zahlungsabgleiche und Mahnstufen konfigurieren
Tag 7 – DATEV-Export & Belegmanagement
- Digitale Belegerfassung vorbereiten
- DATEV-Export automatisieren
- Ablage-Logik definieren
Tag 8 – Live-Dashboard einrichten
- Finanzkennzahlen im Dashboard abbilden
- Überblick über offene Posten und Zahlungen
- Geschäftsführung einbinden
Tag 9 – Team-Onboarding & Schulung
- Mitarbeitende im neuen System einarbeiten
- Fragen und Feedback aufnehmen
- Routinen klären
Tag 10 – Feinschliff & Go-live
- Letzte Korrekturen und Testläufe
- Live-Schaltung der automatisierten Buchhaltung
- Excel-Prozesse abschalten
Was diese Case Study zeigt:
- Auch ohne großes IT-Team lässt sich Buchhaltung in wenigen Tagen automatisieren
- Tools wie sevDesk, Salesforce und DATEV schaffen sofort spürbare Entlastung
- Der Wechsel von Excel zu automatisierten Workflows lohnt sich – schnell und messbar
Fazit: 10 Tage, die den Unterschied machen
Wer skaliert, braucht Strukturen, die mitwachsen.
Von Excel zu Echtzeit ist kein weiter Weg – wenn man die richtigen Tools nutzt.
Du willst raus aus dem Excel-Chaos?
Dann sprich mit Philip – in der kostenlosen Erstberatung analysieren wir, welche Prozesse in deinem Unternehmen in 10 Tagen automatisiert werden können.
